Технические ошибки часто возникают из-за того, что мы торопимся как можно быстрее сдать письменную работу и забываем уточнить все требования по оформлению у преподавателя или посмотреть их в методичке по написанию курсовой или диплома. Такие требования представляют собой набор правил оформления, который необходим не для того, чтобы загрузить студентов ненужной работой, а затем, чтобы сделать текст вашей научной работы понятнее.

В этом тексте мы расскажем только о базовых технических рекомендациях при финальной правке вашего текста. Для того, чтобы не попасть в неприятную ситуацию, когда нужно исправлять все ссылки и сноски в последнюю ночь, в качестве первого шага рекомендуем вооружиться методичкой, как можно раньше.

Если такой методички нет, запросите на кафедре официальные рекомендации по написанию письменной работы.

1. Как отформатировать текст и не оставить технических ошибок?

Если вам кто-то говорит, что в дипломной работе важны только содержание и глубина мысли, не верьте. Плохо отформатированный текст вызовет раздражение сначала у научного руководителя и оппонента, а затем и у комиссии, что в конечном итоге повлияет на оценку вашей работы. Перед тем, как отправить текст в большой мир, убедитесь в единообразии используемого шрифта, отсутствии лишних пробелов, корректности нумерации глав/разделов/параграфов, а также в соответствии указанных в оглавлении страниц реальному положению дел.
Размер и стиль шрифта и межстрочного интервала обычно регламентируется методическими указаниями к дипломной или курсовой работе. В любом случае важно, чтобы шрифт и кегль были одинаковыми в одинаковых разделах. Если вы меняете размер и стиль шрифта при оформлении заголовков и подзаголовков, вы должны это сделать в абсолютно во всех заголовках, а не только в одной главе.

При форматировании обращайте внимание не только на заголовки и подзаголовки, но и на оформление таблиц, графиков и других вставок и их названий. Все названия должны быть сделаны в едином формате, а таблицы и рисунки находится именно там, где вы это планировали. Если вставляете таблицы, следите за тем, чтобы они помещались на страницу без переноса столбцов. Для единообразного форматирования используйте стили. Это создает ощущение аккуратности.

Удалить лишние пробелы в тексте без использования макросов можно с помощью функции «Найти и заменить» (Ctrl+H): ищите два пробела и заменяйте их на один по всему документу. Кстати, с помощью этой функции вы сможете также автоматически привести к единообразию и различные аббревиатуры/термины в вашем дипломе. (Скажем, вы писали один и тот же термин то с большой буквы, то с маленькой, то полностью, то сокращенно, а в чистовике диплома такое разнообразие не приветствуется).

Никогда не делайте оглавление текста с нумерацией страниц вручную: потратите много времени, а в итоге скорее всего текст «поплывет» и придется в последний момент переделывать все в режиме аврала или отправлять, как есть, в надежде, что никто ничего не заметит. (Спойлер: заметят). Если в тексте есть названия глав и параграфов, оглавление в Microsoft Word можно сгенерировать автоматически. Для этого нужно нажать кнопку «Ссылки», а затем «Оглавление». Подробности можно почитать тут. Предварительно не забудьте пронумеровать страницы.

Не делайте красную строку с помощью пробелов — используйте кнопку Tab или пользуйтесь абзацным отступом (его можно найти в форме с оформлением абзаца). Форматируйте текст по ширине, если нет альтернативных рекомендаций. Переносы слов обычно не рекомендуют, поэтому не стоит их делать, если в методичке этого не требуется.
При возникновении дополнительных вопросов по форматированию, обращайтесь на сайт Microsoft Office. (Или в Гугл). Лучше потратить чуть больше времени до отправки текста, чем потом оправдываться на защите за поплывшую нумерацию страниц и новый шрифт в каждой главе.

2. Как быстро отформатировать сноски и список литературы?

Оформление списка литературы — для всех одно из самых нелюбимых занятий. Но даже если вы откладываете это дело на самый последний день (что мы совсем не советуем делать), перебороть себя всё же придется, ведь качество и оценка вашей письменной работы напрямую зависит от оформления этой части тоже.

Стоит ли унывать из-за этого и заучивать все тонкости ГОСТа и правил оформления сносок и списка литературы? Мы так не думаем. Конечно, прочитать официальные требования и даже ГОСТ важно, но лучше потратить больше времени на автоматизацию и решить эту проблему с помощью библиографических менеджеров.

Мы уже делали несколько инструкций для подобных программ, поэтому если вы еще не довели процесс форматирования списка литературы до блеска, рекомендуем прочитать про Zotero, Mendeley и Citavi.
Если автоматизация труда — это не про вас и вы любите делать все вручную, то чтение ГОСТа обязательный пункт программы (он длинный и запутанный, но если у вас была высшая математика и азы программирования, то вы точно разберетесь). Если вы работаете с ЭБС, то в них на странице книги вы найдете библиографическое описание для каждой книги. Их можно скопировать в свой список литературы. Но все же мы очень рекомендуем воспользоваться специальной программой. Иногда и эти программы допускают ошибки, но проще что-то подправить в процессе, чем делать список с нуля вручную.

3. Единообразие терминов, фамилий, названий документов.

Проверьте единообразие написания имен авторов, названий документов (законов и подзаконных актов, аббревиатур и названий организаций) и терминов.

В процессе написания работы и изучения сразу нескольких источников часто может возникнуть путаница с терминами, фамилиями авторов или наименованиями документов. Даже если вы случайно допускаете неточность, при проверке работы подобные ошибки могут быть расценены как весьма поверхностное или недостаточно серьёзное отношение автора к изучаемой проблеме.

Поэтому перед отправкой не поленитесь проверить правильность и одинаковость написания терминов, в том числе в цитатах, переведённых лично вами. Сделать это можно, например, воспользовавшись словарями в традиционной и электронной форме. У многих понятий может могут быть разные версии переводов: если вы выбрали одну версии, то ее и нужно придерживаться до конца.

Важно также убедиться в правильном написании фамилий авторов, их имен или инициалов. Даже при наличии разночтений в фамилиях необходимо, чтобы в вашей работе вы придерживались одного варианта их написания. Для уточнения обратитесь к первоисточнику или списку использованной литературы. Исключением здесь может стать ситуация, когда вы ссылаетесь на работу авторов, с альтернативными версиями написания фамилий. Такое бывает, если сначала были переводы, например, в 1960-х, а затем уже в 2010-х. В общем, такое встречается не часто.
Наконец, не забудьте убедиться в правильности названий цитируемых источников, особенно это важно при работе с официальными документами (законами и подзаконными актами). Для этого вновь сверьтесь со списком источников и самими документами.

4. Как сделать так, чтобы все форматирование не поплыло?

Как известно, при загадочных обстоятельствах даже лучшие из нас не застрахованы от неприятностей с форматированием. В связи с этим, чтобы ваша работа совсем не расплылась на экране преподавателя на странные и непостижимые кусочки (если это не возбраняется), отправьте научному руководителю итоговую версию работы в PDF. Так у вас не будет никаких проблем с нумерацией страниц, таблиц и другими вставками в тексте, даже если преподаватель будет раскрывать ваш файл в разных версиях MS Office или в другой операционном системе.

Если же у вас требуют прислать файл в конкретном формате (будь то DOC, DOCX, RTF, ODT, TEX или еще что-то), то присылайте именно в том формате, которого от вас ждут. Самое главное — не присылайте документы в PAGES. Несмотря на то, что многие из вас пользуются макинтошем, всем будет удобнее, если вы будете пользоваться офисом. Благодаря своему студенческому аккаунту в Office 365 вы можете скачать лицензионный офис и писать/форматировать там все документы.

Если у вас возникли вопросы, пишите нам на Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..
Анастасия Маслова, Варвара Сергеева, Павел Прихожев, Константин Кокарев,
Отдел поддержки исследований Научной библиотеки